Módulo de Facturación
Guía exhaustiva sobre la creación de facturas, manejo de propinas, tipos de factura y configuración de pagos.
Módulo de Facturación (Ingresos)
El Módulo de Facturación es el núcleo de NDFact. Aquí es donde la información de la reserva, el catálogo de productos y los datos fiscales del receptor convergen para generar un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) válido ante el SAT.
Una vez que has seleccionado una reserva o cuenta interna (como vimos en el paso anterior), entrarás a la pantalla de pre-facturación.
Generación de Factura: Paso a Paso
- Revisión del Receptor: Confirma que los datos del cliente (RFC, Régimen, Uso de CFDI) sean correctos.
- Carga de Conceptos: La tabla mostrará todos los consumos traídos desde Cloudbeds. Si necesitas facturar varias reservas juntas, una Cuenta Interna o un concepto manual, utiliza el botón desplegable:
- Añadir Reserva o Grupo: Para buscar y sumar folios de otros huéspedes.
- Añadir Cuenta Interna: Para jalar consumos de House Accounts de Cloudbeds.
- Añadir Producto Manual: Para conceptos no registrados en el PMS.
Una vez seleccionada la opción de Cuentas Internas, aparecerá un listado de todas las cuentas activas en Cloudbeds para que elijas la que deseas facturar:
- Edición Detallada y Propinas: Al hacer clic en el icono de edición (lápiz azul) de cualquier producto, se abrirá un modal para realizar ajustes finos:
- Claves SAT y Unidad: Permite corregir la homologación si es necesario para ese artículo en particular.
- Precio y Cantidad: Puedes ajustar el monto o las unidades vendidas.
- Impuestos: Permite agregar o eliminar tasas de impuestos (como el IVA) según el requerimiento del cliente.
- Manejo de Propinas: Las propinas no son facturables como ingreso del hotel (ya que pertenecen a los empleados). NDFact tiene un campo especial para registrar el monto de la propina y que este aparezca desglosado en el PDF solo de manera informativa, sin afectar la base gravable del IVA ni del ISH.
Formas y Métodos de Pago
El SAT es extremadamente estricto sobre cómo se reporta el dinero cobrado. En la pantalla final, antes de timbrar, deberás seleccionar dos opciones cruciales:
1. Método de Pago (PUE vs PPD)
- PUE (Pago en una sola exhibición): Se elige cuando el huésped liquidó el 100% de su cuenta en el mostrador (o ya la traía pagada por Expedia/Booking).
- PPD (Pago en parcialidades o diferido): Se elige cuando le estás dando crédito a una empresa. Es decir, te van a pagar esta factura días o semanas después. Si eliges PPD, estarás obligado a emitir un Complemento de Pago (REP) en el futuro.
2. Forma de Pago
Indica cómo entró el dinero a la caja del hotel. NDFact incluye el catálogo SAT completo:
| Código | Descripción | Código | Descripción |
|---|---|---|---|
| 01 | Efectivo | 15 | Condonación |
| 02 | Cheque nominativo | 17 | Compensación |
| 03 | Transferencia electrónica | 23 | Novación |
| 04 | Tarjeta de crédito | 24 | Confusión |
| 05 | Monedero electrónico | 25 | Remisión de deuda |
| 06 | Dinero electrónico | 26 | Prescripción o caducidad |
| 08 | Vales de despensa | 27 | A satisfacción del acreedor |
| 12 | Dación en pago | 28 | Tarjeta de débito |
| 13 | Pago por subrogación | 29 | Tarjeta de servicios |
| 14 | Pago por consignación | 30 | Aplicación de anticipos |
| 31 | Intermediario pagos | 99 | Por definir |
Bloqueo de Seguridad NDFact: Para proteger al hotel de multas del SAT, si tú seleccionas el Método de Pago PPD, NDFact automáticamente bloqueará la Forma de Pago y le asignará 99 - Por definir. El SAT prohíbe ponerle "Transferencia" o "Tarjeta" a una factura a crédito, porque el dinero aún no existe.
Tipos de Factura
Dependiendo de lo que pida el cliente, puedes estructurar el PDF/XML de tres maneras distintas desde el modal de añadir reserva:
-
Factura Estándar: La opción por defecto. Si el huésped consumió 3 noches de hospedaje, 2 desayunos y 1 lavandería, el PDF mostrará 6 líneas separadas con el precio y los impuestos desglosados de cada cosa.
-
Factura Consolidada: Ideal para empresas que te dicen "Ponme todo junto bajo el concepto de Hospedaje". Al activar esta opción, NDFact sumará todos los consumos del huésped y emitirá una factura de una sola línea (ej. 1 x Servicio de Hospedaje por $15,000 MXN), ocultando el detalle de los desayunos o consumos extra.
-
Anticipos: Se emplea cuando el huésped llama para reservar y deposita una cantidad por adelantado. Timbras una factura de anticipo para reportar el ingreso, y cuando el huésped llega y consume, aplicas ese anticipo contra la factura final.
Factura Parcial (Split)
Ocurre frecuentemente: Una empresa pagó el hospedaje de un empleado, pero el empleado consumió cervezas del minibar y debe pagarlas de su bolsillo. En la pantalla de pre-facturación, NDFact te permite hacer una Factura Parcial. Simplemente seleccionas las casillas de los conceptos que vas a facturarle a la empresa (Hospedaje) y timbras. Luego, vuelves a abrir la reserva, y los conceptos restantes (Minibar) seguirán ahí disponibles para facturárselos a nombre del empleado.
Facturación Global
Al final del turno o del mes, siempre quedan reservas de huéspedes que nunca pidieron factura. Por ley, el hotel no puede quedarse ese dinero "por fuera"; debe declararlo en una Factura Global al Público en General.
NDFact incluye un módulo especial (Factura Global) donde el sistema agrupa automáticamente todos los folios y cobros "huérfanos" (que no han sido facturados individualmente) y genera una mega-factura a nombre del RFC XAXX010101000.
Pre-visualización y Timbrado
Antes de presionar el botón final, siempre utiliza el botón de Pre-visualizar. Esto generará un PDF de borrador (sin valor fiscal) para que el huésped verifique que sus datos y montos son correctos.
Una vez confirmado, haz clic en Timbrar. NDFact enviará la petición al SAT, obtendrá el sello digital (UUID) y automáticamente enviará el PDF y el XML al correo registrado del cliente.