Configuración Inicial (Setup del Hotel)
Aprende a configurar los datos fiscales emisores de tu hotel y cargar tus Certificados de Sello Digital (CSD).
Configuración Inicial (Setup del Hotel)
Antes de emitir tu primera factura, es indispensable configurar los cimientos fiscales de tu propiedad. NDFact cuenta con una sección dedicada para administrar los datos del Emisor (tu hotel), de modo que cada CFDI cumpla estrictamente con las reglas del SAT.
Checklist de Configuración Rápida
Antes de operar, asegúrate de haber completado estos 6 puntos críticos:
- Verificar Cuenta: Confirmar código de seguridad enviado por email.
- Identidad: Subir logotipo y definir email de respuesta para huéspedes.
- Datos Fiscales: Cargar RFC, Razón Social y Régimen exactos.
- Sellos Digitales: Cargar archivos
.cery.keyde tus CSD vigentes. - Mapeo de Impuestos: Vincular tus impuestos de Cloudbeds con los códigos SAT.
- Folios: Definir tu serie y folio inicial de facturación.
1. Registro y Verificación
Para comenzar a utilizar NDFact, el primer paso es crear tu cuenta de acceso.
- Regístrate con tu correo electrónico y define una contraseña segura.
- Importante: El sistema enviará un código de verificación a tu correo. Debes ingresarlo para activar tu cuenta.
- Tip: Si no recibes el código en un par de minutos, revisa tu carpeta de Spam, Promociones o Correo no deseado.
2. Configuración de la Propiedad (Sincronización Cloudbeds)
Una vez verificada tu cuenta, el asistente te guiará para vincular tu hotel.
- Nombre del Hotel: Se obtiene automáticamente de Cloudbeds, pero asegúrate de que sea el nombre comercial correcto.
- Logo del Hotel: Sube una imagen de alta calidad de tu logotipo. Este aparecerá en el encabezado de todos los PDFs que envíes a tus clientes.
- Email de Contacto: Define el correo oficial al que los huéspedes pueden responder en caso de dudas sobre su factura.
3. Datos Fiscales (Emisor)
En esta pantalla definirás la "identidad" ante el SAT de la razón social que operará en este hotel.
Los datos ingresados aquí deben coincidir exactamente, letra por letra, con los que aparecen en la Constancia de Situación Fiscal de tu empresa emisora. Un error en el Código Postal o Régimen provocará que el SAT rechace el timbrado.
Deberás llenar los siguientes campos:
- RFC (Registro Federal de Contribuyentes): El RFC de la empresa operadora del hotel.
- Nombre o Razón Social: Debe ingresarse sin el régimen societario (es decir, sin "S.A. de C.V." o "S. de R.L. de C.V."). Ejemplo: Si tu empresa es "HOTEL CENTRO S.A. DE C.V.", solo debes ingresar "HOTEL CENTRO".
- Código Postal Fiscal: El código postal donde está registrado el domicilio fiscal matriz de la empresa (no necesariamente la ubicación física del hotel).
- Régimen Fiscal: El régimen tributario bajo el cual tu empresa paga impuestos. Deberás seleccionarlo del menú desplegable con el catálogo oficial del SAT.
4. Certificados de Sello Digital (CSD)
Los CSD son los archivos criptográficos proporcionados por el SAT que permiten "firmar" electrónicamente tus facturas.
No confundas la Firma Electrónica (e.firma o FIEL) con los Certificados de Sello Digital (CSD). Para facturar en NDFact, necesitas exclusivamente los CSD.
Para cargar o actualizar tus CSD:
- Ve a la sección de configuración de Certificados.
- Carga el archivo del certificado (extensión
.cer). - Carga el archivo de la llave privada (extensión
.key). - Ingresa la Contraseña de la llave privada.
- Haz clic en Guardar/Validar.
Validación y Vigencia: NDFact validará automáticamente que la contraseña corresponda a los archivos y que los CSD estén vigentes ante el SAT. Si tu certificado está por expirar, deberás subir uno nuevo antes de la fecha límite para evitar bloqueos en la facturación.
5. Control de Folios y Series
Para mantener tu orden contable, NDFact te permite definir la numeración de tus documentos:
- Serie: Puedes usar letras para identificar tus facturas (ej. "A" para hospedaje, "REP" para pagos).
- Folio Inicial: Si vienes de otro sistema y tu última factura fue la 500, puedes configurar NDFact para que empiece en la 501.
Toda esta configuración puede ser editada posteriormente desde el menú Configuración si los datos del hotel o los certificados cambian.
6. Modos de Operación: Modo de Pruebas vs Modo Productivo
Al terminar la configuración inicial, tu propiedad estará activada en Modo de Pruebas.
- Modo de Pruebas: Su objetivo principal es permitir que el equipo de recepción se familiarice con el sistema. Puedes emitir facturas "ficticias", practicar cancelaciones y explorar todas las funciones sin riesgo fiscal. Estas facturas NO tienen validez ante el SAT ni consumen timbres de tu paquete.
- Modo Productivo: Una vez que tengas el conocimiento y la experiencia necesaria, puedes activar tú mismo el modo productivo desde tu panel. A partir de este momento, cada factura emitida es real, legal y definitiva ante el SAT.
Esta opción para activar tu propiedad se encuentra ubicada dentro de la sección de Datos Fiscales:
Importante: Una vez que cambies tu propiedad al Modo Productivo, por seguridad y cumplimiento fiscal, ya no será posible regresar al Modo de Pruebas. Asegúrate de haber realizado todas tus prácticas antes de dar el paso final.