Refacturación
Cómo generar una nueva factura sobre una reservación que ya fue facturada previamente, cuándo es válido hacerlo y qué esperar del sistema durante el proceso.
Refacturación
La refacturación es la acción de generar una nueva factura sobre una reservación que ya contaba con una factura emitida anteriormente. NDFact protege la contabilidad del hotel bloqueando automáticamente la emisión de facturas duplicadas, pero en ocasiones, como cuando la factura original fue cancelada o cuando el cliente solicita datos fiscales diferentes, es necesario volver a facturar esa misma reservación. La refacturación es la herramienta diseñada para ese propósito.
¿Por qué existe este bloqueo en primer lugar?
Cuando un recepcionista abre el formulario de facturación de una reservación, NDFact consulta en segundo plano si esa reservación ya tiene facturas emitidas.
Este bloqueo es una protección importante: sin él, sería muy fácil emitir por error dos facturas por el mismo hospedaje, lo que causaría problemas contables y fiscales tanto para el hotel como para el huésped.
La refacturación es el mecanismo habilitado para los casos en que ese bloqueo necesita levantarse de forma justificada.
¿Cuándo se utiliza la refacturación?
Hay tres escenarios principales en los que la refacturación es la solución correcta:
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La factura original fue cancelada y se necesita reemplazar: El cliente proporcionó datos fiscales incorrectos, la factura se canceló y ahora hay que emitir una nueva con los datos correctos sobre la misma reservación.
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El cliente solicita factura bajo un RFC diferente: Por ejemplo, el huésped pagó y la empresa quiere facturar a nombre de una persona moral distinta a la que se indicó originalmente.
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Se requiere cambiar el tipo de factura o los conceptos: La factura anterior fue cancelada y la nueva debe tener una estructura diferente (por ejemplo, pasar de factura estándar a consolidada).
Si la factura original sigue activa, el sistema mostrará los folios existentes pero no te permitirá avanzar sin el permiso adecuado.
Configuración: ¿quién puede refacturar?
La refacturación está protegida por un permiso específico dentro del sistema. No todos los usuarios pueden realizarla; solo aquellos que tengan habilitada la acción correspondiente.
Permiso requerido
Para que un usuario pueda realizar una refacturación, el administrador del hotel debe haberle asignado el permiso de Facturas Directas con la acción Refacturar activada. Los usuarios con rol de Administrador tienen este permiso habilitado de forma predeterminada y no requieren configuración adicional.
Si el usuario no tiene este permiso y NDFact detecta que la reservación ya fue facturada, el sistema le mostrará un mensaje de advertencia con los folios relacionados, pero el proceso quedará detenido. No habrá botón de continuar ni forma de avanzar.
Para asignar o verificar permisos, el administrador debe ir a Configuración → Usuarios, seleccionar al usuario correspondiente y revisar la sección de permisos de facturación. Consulta la guía de Usuarios y Permisos para más detalle.
Cómo funciona la refacturación paso a paso
El proceso inicia igual que cualquier factura directa: el usuario busca la reservación y abre el formulario de facturación. La diferencia ocurre cuando el sistema detecta que esa reservación ya fue facturada.
Paso 1 — El sistema detecta facturas existentes
Al cargar los conceptos de la reservación, NDFact detecta que ya existen facturas asociadas a ese folio. En ese momento, el sistema no muestra los conceptos normalmente: en cambio, despliega un aviso de que la reservación ya fue facturada.
Si el usuario no tiene el permiso de refacturar, el proceso se detiene aquí. Se mostrará la lista de folios de las facturas existentes como referencia, pero no podrá continuar.
Paso 2 — Confirmación de refacturación (para usuarios con permiso)
Si el usuario sí tiene el permiso de refacturar, NDFact abrirá automáticamente un cuadro de diálogo de confirmación. Este cuadro muestra:
- Un título indicando que se está a punto de realizar una Refacturación.
- La lista de folios fiscales (UUID) de las facturas existentes relacionadas con esa reservación, para que el usuario identifique claramente de qué facturas previas se trata.
- Un botón de Cancelar (para abortar el proceso y no continuar).
- Un botón de Refacturar (para confirmar que sí se desea proceder).
El sistema permite continuar con la refacturación, pero el resultado fiscal depende de que los documentos previos hayan sido correctamente gestionados.
Paso 3 — Proceso de facturación normal
A partir de este punto, el proceso sigue exactamente igual que cualquier factura directa: el usuario puede revisar y editar los conceptos, seleccionar el receptor, el método y forma de pago, y finalmente timbrar el documento.
Diferencia entre refacturación y factura normal
| Situación | Factura Normal | Refacturación |
|---|---|---|
| Reservación sin facturas previas | ✅ Permite continuar | No aplica |
| Reservación ya facturada, sin permiso | ❌ Bloquea el proceso | ❌ No disponible |
| Reservación ya facturada, con permiso | ❌ Bloquea el proceso | ✅ Muestra confirmación y permite continuar |
| Cálculo del total | Saldo pendiente ajustado | Saldo total pagado bruto |
Escenarios comunes
Escenario A — El huésped dio datos fiscales incorrectos
El huésped proporcionó su RFC equivocado al momento del check-in. La factura ya fue timbrada. El proceso correcto es:
- Cancelar la factura original (usando el motivo "01 — Comprobante emitido con errores con relación" o "02 — Comprobante emitido con errores sin relación", según corresponda).
- Una vez cancelada, abrir nuevamente el formulario de facturación de esa reservación.
- El sistema detectará la reservación como ya facturada y mostrará el cuadro de confirmación de refacturación.
- Confirmar la refacturación, actualizar el RFC del receptor con los datos correctos y timbrar la nueva factura.
Escenario B — La empresa quiere factura en nombre de otra razón social
Un viajero corporativo se hospedó y se facturó a título personal. Días después, su empresa solicita que la factura sea a nombre de la empresa. La factura personal debe cancelarse y refacturarse bajo el RFC y datos de la empresa.
Escenario C — Se facturó con método de pago incorrecto
La factura fue timbrada con PUE cuando debía ser PPD, o viceversa. Este es un error que requiere cancelación y nueva emisión. Después de cancelar, la refacturación permite volver a generar la factura con el método de pago correcto.
Preguntas frecuentes
¿Puedo refacturar sin haber cancelado la factura original? El sistema te permitirá iniciar el proceso (si tienes el permiso), pero desde el punto de vista fiscal no es correcto tener dos facturas activas sobre el mismo concepto. Siempre cancela primero la factura original antes de refacturar.
¿La refacturación crea una relación automática entre la nueva factura y la cancelada? No de forma automática. Si necesitas que la nueva factura quede relacionada con la cancelada (por ejemplo, si cancelaste con motivo "01"), deberás usar la funcionalidad de documentos relacionados al momento de timbrar.
¿Cuántas veces puedo refacturar una reservación? No hay un límite técnico, pero cada refacturación quedará registrada. El historial de facturas de la reservación mostrará todos los documentos emitidos (activos y cancelados).
¿La refacturación funciona también para complementos de pago y notas de crédito? No. La refacturación aplica exclusivamente a las facturas directas de tipo ingreso (tipo I). Los complementos de pago y las notas de crédito tienen sus propios flujos de corrección.
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