Motivos de Cancelación
Qué son los motivos de cancelación del SAT, cuáles están disponibles en NDFact, cuándo usar cada uno y qué ocurre en el sistema después de cancelar.
Motivos de Cancelación
Cancelar una factura no es solo un trámite interno: el SAT exige que cada cancelación vaya acompañada de un motivo oficial que explique por qué se está anulando ese comprobante. NDFact ahora te permite elegir entre los cuatro motivos oficiales del SAT al momento de cancelar una factura directa, en lugar de aplicar siempre el mismo motivo de forma automática.
Elegir el motivo correcto es importante porque afecta cómo queda registrada la cancelación ante el SAT, si se requiere relacionar la factura con otra, y si el proceso puede completarse de inmediato o necesita la aceptación del receptor.
Antes de cancelar: validaciones automáticas de NDFact
Antes de que el sistema te permita cancelar una factura, NDFact realiza una verificación automática para proteger la contabilidad del hotel.
Si la factura tiene un Complemento de Pago (REP) o una Nota de Crédito activos asociados a ella, NDFact bloqueará el botón de cancelación. No podrás cancelar hasta que primero canceles esos documentos secundarios.
El orden correcto es:
- Cancelar primero el REP o la Nota de Crédito (si existen).
- Una vez que la factura quede sin documentos hijos activos, el botón de cancelación se habilitará.
- Seleccionar el motivo de cancelación y confirmar.
Esto aplica tanto si tienes el permiso de selección de motivos como si no.
Configuración: ¿quién puede elegir el motivo de cancelación?
La selección del motivo de cancelación está protegida por un permiso específico. Dependiendo de si el usuario tiene o no ese permiso, verá experiencias distintas al cancelar. Los usuarios con rol de Administrador tienen este permiso habilitado de forma predeterminada y no requieren configuración adicional.
Sin permiso de selección de motivos
Si el usuario no tiene el permiso habilitado, NDFact cancelará la factura usando automáticamente el motivo "02 — Comprobantes emitidos con errores sin relación". El proceso es silencioso: no se muestra ningún selector de motivo, simplemente se confirma la cancelación y el sistema procede.
Este es el comportamiento heredado de versiones anteriores y sigue siendo el predeterminado para usuarios sin el permiso extendido.
Con permiso de selección de motivos
Si el usuario tiene habilitado el permiso de Edición de Facturas con la acción Opciones de Cancelación, al abrir el cuadro de cancelación verá un nuevo selector desplegable con los cuatro motivos oficiales del SAT.
Cómo asignar el permiso
Para asignar este permiso, el administrador debe ir a Configuración → Usuarios, seleccionar al usuario correspondiente y habilitar la acción Seleccionar un motivo de cancelación dentro del bloque de permisos de edición de facturas.
Se recomienda que solo los contadores o el personal con capacitación fiscal tengan habilitado este permiso, ya que elegir el motivo incorrecto puede tener implicaciones ante el SAT.
Los cuatro motivos de cancelación del SAT
El SAT define cuatro motivos oficiales para cancelar un CFDI. Cada uno corresponde a una situación diferente y tiene consecuencias distintas en cuanto a si se necesita una factura sustituta o no.
Motivo 01 — Comprobante emitido con errores con relación
¿Cuándo se usa? Cuando la factura original tiene un error (RFC incorrecto, datos fiscales equivocados, importes erróneos) y ya existe o va a existir una factura de reemplazo que la sustituye. Este motivo es el correcto cuando vas a emitir una nueva factura corregida inmediatamente después de cancelar.
¿Qué implica? Al seleccionar este motivo, el sistema te pedirá que indiques el UUID (Folio Fiscal) de la factura sustituta, es decir, el folio de la nueva factura que reemplaza a la que estás cancelando. Ambas facturas quedan vinculadas ante el SAT.
Requerimiento especial: Es obligatorio proporcionar el UUID de la factura de sustitución. Sin este dato, el botón de cancelar permanecerá deshabilitado.
Ejemplo práctico: El huésped dio un RFC equivocado. Ya generaste la nueva factura con el RFC correcto. Ahora cancelas la original usando el motivo 01 y señalas el folio de la nueva factura como sustituta. Así, ambas quedan enlazadas y la trazabilidad es perfecta.
Motivo 02 — Comprobante emitido con errores sin relación
¿Cuándo se usa? Cuando la factura tiene un error y se va a cancelar, pero no existe ni va a existir una factura sustituta inmediata. Por ejemplo, si el cliente decide que no quiere factura después de todo, o si la cancelación es por un error interno que no requiere reemplazo.
¿Qué implica? No se requiere ningún UUID adicional. La cancelación se procesa de forma directa y la factura queda marcada como cancelada en el SAT.
Este es el motivo predeterminado en NDFact. Si un usuario no tiene el permiso de selección de motivos, el sistema siempre usará este.
Ejemplo práctico: Se timbró una factura con el nombre fiscal equivocado del hotel emisor. El error es del propio hotel y se debe cancelar para corregir la configuración antes de facturar de nuevo. No hay factura sustituta todavía, así que se usa el motivo 02.
Motivo 03 — No se llevó a cabo la operación
¿Cuándo se usa? Cuando el servicio facturado nunca se realizó. Por ejemplo, el huésped reservó, se emitió una factura de anticipo, pero la reservación fue cancelada y el huésped no se hospedó.
¿Qué implica? No se requiere UUID adicional. La cancelación indica al SAT que el ingreso reportado no existió. Este motivo es fiscalmente diferente al motivo 02: aquí no hubo error en la factura, sino que el evento económico no ocurrió.
Este motivo no debe usarse para facturas de reservaciones que sí se realizaron aunque el cliente haya hecho un pago parcial o requiera ajustes. Solo corresponde a operaciones que genuinamente no ocurrieron.
Ejemplo práctico: Se timbró una factura de anticipo para una reservación corporativa. La empresa canceló la reservación con 48 horas de anticipación y se realizó el reembolso completo. La factura de anticipo debe cancelarse con el motivo 03.
Motivo 04 — Operación nominativa relacionada en una factura global
¿Cuándo se usa? Cuando se emitió una factura a título personal de un cliente (con su nombre y RFC) pero esa operación ya quedó incluida en una Factura Global al Público en General (la factura mensual o diaria que cubre todos los consumos no facturados individualmente). Este motivo indica que el ingreso no desaparece, sino que está siendo reportado por otro canal fiscal.
¿Qué implica? Al igual que el motivo 01, este requiere proporcionar el UUID de la Factura Global que ya incluye esa operación. Sin ese dato, el botón de cancelar permanecerá deshabilitado.
Requerimiento especial: Es obligatorio proporcionar el UUID de la factura global relacionada.
Ejemplo práctico: Por error, el recepcionista facturó individualmente una reservación que ya había sido incluida en la Factura Global del día. Para corregir el duplicado, debe cancelar la factura individual usando el motivo 04 y señalar el UUID de la Factura Global como referencia.
Resumen: ¿cuál motivo elegir?
| Situación | Motivo a usar | ¿Requiere UUID? |
|---|---|---|
| Error en la factura y ya tengo (o voy a hacer) una factura de reemplazo | 01 — Con relación | ✅ Sí, el UUID de la factura sustituta |
| Error en la factura y no habrá sustituta inmediata | 02 — Sin relación | ❌ No |
| La operación nunca ocurrió (reservación cancelada, anticipo reembolsado) | 03 — No se llevó a cabo | ❌ No |
| La factura individual ya está incluida en una Factura Global | 04 — Operación en global | ✅ Sí, el UUID de la Factura Global |
Relación con la guía general de cancelaciones
Esta guía cubre específicamente la selección de motivos de cancelación en facturas directas. Para entender las reglas generales del SAT sobre cancelaciones, los tiempos de respuesta y el comportamiento del sistema ante facturas antiguas o de montos altos, consulta la guía Cancelaciones SAT.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si selecciono el motivo equivocado? La cancelación quedará registrada con ese motivo tanto en NDFact como en el SAT. Una vez procesada, no es posible cambiar el motivo. Si el motivo fue incorrecto y el SAT ya la aceptó, deberás consultar con tu contador o con el SAT sobre cómo proceder.
¿El huésped se entera del motivo de cancelación? El PDF y XML de la cancelación que el SAT genera no siempre incluye el motivo de forma visible para el receptor, pero la información sí queda registrada en los sistemas del SAT. Por eso es importante elegir el motivo correcto.
¿Puedo cancelar una factura con motivo 01 si todavía no he emitido la factura sustituta? Técnicamente, el sistema te pedirá el UUID de la factura sustituta antes de dejar proceder. Si aún no la has emitido, primero genera la nueva factura (usando la refacturación si es necesario), copia su UUID, y luego cancela la original con motivo 01 indicando ese UUID.
¿El motivo de cancelación afecta si la cancelación es inmediata o requiere aceptación? No directamente. Lo que determina si se necesita aceptación del receptor es la antigüedad y el monto de la factura, no el motivo elegido. El motivo es una declaración fiscal sobre el porqué, no sobre el procedimiento de cancelación.
¿Qué diferencia hay entre cancelar con motivo 02 y emitir una nota de crédito? Son dos acciones completamente diferentes. Cancelar con motivo 02 anula la factura (deja de existir legalmente). Emitir una nota de crédito mantiene la factura original activa pero registra una devolución o descuento sobre ella. Consulta la guía de Notas de Crédito para saber cuándo usar cada opción.